Menu

Office365 dat is eenmalig nadenken en automatiseren...

Wat hebben gebruikers en IT managers aan de nieuwe functionaliteiten die in Microsoft Office 365 zitten? Op 20 maart jl. bezocht ik het “Microsoft Ignite The Tour” evenement in de RAI in Amsterdam en kreeg ik het antwoord. Ik kwam tot de conclusie dat er veel slimme tools zijn waarmee iedere medewerker dagelijks het maximale uit zichzelf kan halen. Eenmalig wordt een besluit genomen en Microsoft Office 365 regelt het verder op de achtergrond.

Dit zijn drie voorbeelden die mij persoonlijk aanspreken. Daarbij gaat het niet om de techniek, maar vooral om wat de grotere betekenis is van Office 365 voor de IT manager en alle eindgebruikers

Voorbeeld 1: Eenvoudig beheer

Dit eerste voorbeeld is gebaseerd op de praktijk, waarbij er een nieuwe marketingmedewerker in dienst komt. In het verleden betekende dat veel werk voor de IT manager. Deze nieuwe collega moest handmatig toegevoegd worden aan allerlei gebruikersgroepen in Microsoft Teams, SharePoint, e-mail lijsten en nog heel veel meer. In Office 365 hoeft de IT manager de naam en functie van de nieuwe medewerker nu slechts eenmalig te koppelen aan de juiste afdeling en op de achtergrond wordt de gebruiker aan de juiste omgevingen gekoppeld. Met als resultaat minder tijdsverspilling aan handmatig beheer en maximale tijd voor belangrijkere IT zaken.

Dit eenvoudige beheer heeft een positief bijeffect voor de nieuwe medewerker. In het verleden kwamen er weleens situaties voor dat nieuwe medewerkers niet kwamen opdagen voor een teambespreking. Omdat vergeten was hen aan een groep toe te voegen. Nu niet meer. Office 365 heeft het al geregeld.

Voorbeeld 2: Het automatiseren van onnodige databasevervuiling

Databasevervuiling is waar we met z’n allen beter over na zouden moeten denken. Veel teveel data wordt zonder reden bewaard, is nooit meer bruikbaar en zorgt alleen maar voor onnodige en vooral dure opslagkosten. Gelukkig biedt Microsoft Office 365 een geautomatiseerde oplossing. Je kunt een team automatisch na een bepaalde periode deactiveren. Alle bijbehorende data wordt dan automatisch gewist. Natuurlijk krijgt de teambeheerder of projectleider 30 dagen vooraf de eerste notificatie. Het voordeel voor iedere collega is dat bedrijfsdata actueel en bruikbaar blijft. Mooi toch dat je samen met IT slechts eenmalig bepaalt hoe lang je iets wilt bewaren?

Voorbeeld 3: Eenmalig bepalen wat je dicht wilt timmeren

Enerzijds is het prachtig dat er tegenwoordig eenvoudig samengewerkt kan worden met externe partijen in één online omgeving. Dat kan bijvoorbeeld in Microsoft Teams. Anderzijds zal je de informatie van bijvoorbeeld een HR-team niet willen delen met de buitenwereld. De intelligentie van Office 365 zorgt er automatisch voor dat er aan een HR projectgroep geen externen kunnen worden toegevoegd. Ook hier geldt dat eenmalig de policy bepaald wordt en deze regels dan gelden binnen de hele Microsoft Office 365 suite.

Samen nadenken?

De directie wil lagere kosten en productieve medewerkers. De IT afdeling wil waarschijnlijk meer innoveren en minder beheer. De werknemer, of gebruiker, wil gemak en de mogelijkheid om gewoon plezierig te werken. Zullen we samen eens nadenken om nog meer slim te automatiseren waardoor je het maximale uit je dag kunt halen?

Klik hier voor meer informatie of neem contact met mij op via telefoonnummer: 073-3031701

Daan den Hertog – Product Manager IRIS one

Terug naar overzicht