De kinderopvang staat voor diverse uitdagingen in deze tijd, waaronder werkdruk, personeelstekorten, veranderende wet- en regelgeving en pedagogische kaders. De toenemende cybercriminaliteit voegt hier een extra dimensie aan toe, met de noodzaak van een veilige ICT-omgeving. In deze blog belichten we vier uitdagingen in de kinderopvang die aangepakt kunnen worden door een solide ICT-structuur te implementeren. Moderne en flexibele ICT-oplossingen verminderen ongemakken en stellen pedagogisch medewerkers in staat om zich te focussen op de kinderen - zoals het hoort.
1. Digitalisering
In de kinderopvang wordt er een schat aan informatie bijgehouden over de kinderen, zoals intakegesprekken, observaties, oudergesprekken, groepsdossiers en toestemmingsformulieren. Helaas wordt deze informatie nog vaak op papier genoteerd en bewaard, wat risico's met zich meebrengt. Om hier verbetering in te brengen, is het essentieel om te weten waar privacygevoelige informatie precies wordt opgeslagen en wie daar verantwoordelijk voor is. Dit kan variëren van een bureaulade tot een laptop of een gedeelde telefoon of tablet. Daarnaast wordt gevoelige informatie vaak gedeeld via verschillende platformen zoals WhatsApp, Google Drive en het Ouderportaal.
Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is het noodzakelijk om een beleid op te stellen waar collega's zich aan kunnen houden om de gegevensbeveiliging te waarborgen. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen een goed beveiligde omgeving en een gebruiksvriendelijke aanpak voor de medewerkers. Door te inventariseren waar en hoe gegevens worden opgeslagen en verwerkt, kan er gekozen worden voor een centrale digitale opslagplek, zoals de Cloud van Microsoft. Dit biedt niet alleen een veilige omgeving, maar ook de mogelijkheid om efficiënt samen te werken, waar en wanneer dat nodig is. Door gebruikersrechten toe te kennen op basis van functie, wordt gewaarborgd dat persoonsgegevens volgens wet- en regelgeving worden verwerkt en opgeslagen. Dit geeft een geruststellend gevoel, terwijl pedagogisch medewerkers voortaan digitaal kunnen werken, zelfs degenen die liever afstand houden van technologie. Het invullen, digitaal ondertekenen en veilig opslaan van formulieren op een laptop of tablet wordt zo eenvoudig en effectief.
2. Communicatie
De werknemers van een kinderopvang zijn de belangrijkste contactpersonen voor ouders en beschikken vaak over de meeste informatie over de kinderen. Het is essentieel dat zij een veilige methode gebruiken om deze informatie te delen, niet alleen met ouders, maar ook met andere afdelingen zoals het management en de kwaliteitsafdeling.
Innovatieve technologieën kunnen helpen om deze stroom van relevante informatie effectief en veilig te communiceren met anderen. Digitale platforms zoals Microsoft Teams maken het eenvoudiger om up-to-date te blijven, ideeën uit te wisselen en op een informele manier te brainstormen. Dit geldt zowel voor communicatie tussen medewerkers onderling als tussen verschillende vestigingen en het hoofdkantoor. Door gebruik te maken van één platform kunnen organisaties profiteren van veilige en efficiënte communicatie.
3. Architectuur
Veel kinderopvangorganisaties maken nog steeds gebruik van fysieke servers op locatie of een hybride opstelling waar zowel een server als een cloudomgeving wordt gebruikt. Deze versnipperde aanpak met verschillende mappen en tools zorgt voor een gebrek aan overzicht en maakt het lastig om bestanden te vinden. Tegenwoordig zijn de meeste applicaties echter volledig toegankelijk via de cloud, waardoor de noodzaak voor lokale servers verdwijnt. Doordat iedereen de tools op zijn eigen manier gebruikt, wordt samenwerken en informatie delen bemoeilijkt. Vooral kantoormedewerkers die steeds vaker vanuit huis werken, ervaren hier problemen door. Er ontstaan bijvoorbeeld verschillende versies van documenten en informatie wordt op diverse plekken opgeslagen, bewerkt en gedeeld, wat ten koste gaat van de productiviteit terwijl het juist beter en efficiënter kan.
De innovatieve cloudoplossingen die vandaag de dag beschikbaar zijn, bieden een oplossing voor dit probleem. Ze zorgen voor een gestructureerd datamanagement met een solide rechtenstructuur. Hierdoor heeft iedereen toegang tot de benodigde data, terwijl de beveiliging wordt gewaarborgd. Bovendien wordt de productiviteit verhoogd doordat de cloudoplossing een efficiënte zoekmachine biedt die alleen relevante resultaten toont. Kortom, jouw medewerkers krijgen een snellere manier van werken aangereikt met de Cloudomgeving die vanaf elke locatie en elk apparaat toegankelijk is. Of het nu vanaf kantoor, het kinderdagverblijf of thuis is.
4. Beveiliging
Wanneer je verantwoordelijk bent voor een groep kinderen en je laptop of tablet loopt vast op een moment dat het net niet lekker uitkomt, kan dat frustrerend zijn. In zo'n situatie is het handig om met het hoofdkantoor te kunnen schakelen, zodat jouw probleem opgelost wordt. Helaas zijn er vaak meer mensen met ICT-problemen en kom je in de wachtrij te staan voor een oplossing.
Gelukkig is er een oplossing in de vorm van de Zero Touch-aanpak op basis van Endpoint Manager met tools zoals Windows Intune en Autopilot. Dit zijn hele technische termen die gebruikt worden om jouw ICT-omgeving te beheren. Je kunt er bijvoorbeeld alle apparaten binnen de organisatie gemakkelijk mee inrichten en beheren via een online platform. Dit betekent dat je vanuit het hoofdkantoor de juiste beveiliging kunt instellen, rechten kunt toekennen, applicaties kunt inrichten, apparaten kunt monitoren, problemen kunt oplossen en updates en mutaties kunt doorvoeren. Bovendien kun je met deze aanpak een laptop, tablet of smartphone op afstand resetten, blokkeren en gevoelige informatie veiligstellen, bijvoorbeeld als een apparaat verloren of gestolen is. Op deze manier heb je optimale controle over de toegang, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van alle apparaten, apps en data binnen de organisatie, zonder dat je daarvoor de deur uit hoeft. Handig toch?
Wil je meer weten over onze ICT-oplossing voor kinderopvangorganisaties? Bekijk dan ook eens onze speciale landingspagina of plan een vrijblijvende demo in met één van onze specialisten.
