Thuiswerken is tegenwoordig geen optie meer, maar bedrijven implementeren het als een onderdeel van het beleid. Dat betekent dat de hybride vorm van werken de standaard wordt en voor werknemers is het tegenwoordig zelfs een vereiste. Werken op afstand heeft namelijk een positieve impact op de productiviteit en de werk-privébalans van werknemers. Maar wat daarbij belangrijke aandachtspunten zijn is de veiligheid en snelheid van de werkplek.
Microsoft Teams is het platform wat de afgelopen tijd op grote schaal in gebruik is genomen. Een goede ontwikkeling, maar na de implementatie zijn spelregels en richtlijnen onmisbaar! Denk bijvoorbeeld aan de manier van samenwerken en de security… Hoe richt je dat goed in? We helpen je op weg met deze 4 tips.
- Ga opzoek naar de juiste balans tussen productiviteit en security
Sinds we steeds meer flexibiliteit krijgen in de werktijden en werklocaties, speelt Microsoft Teams een belangrijke rol in onze dagelijkse werkzaamheden. Deze applicatie maakt samenwerken heel eenvoudig. Je start makkelijk een online vergadering met externen, maar werkt ook simpel samen in documenten met collega’s. De productiviteit en efficiëntie krijgt hierdoor een enorme boost, maar daarnaast moeten we onderwerpen als security en beheersbaarheid niet uit het oog verliezen. Het is cruciaal om de juiste balans te vinden tussen deze onderwerpen.
- Omarm het hybride werken in de organisatiecultuur
Nadat Microsoft Teams geïmplementeerd is moet er rekening gehouden worden met de etiquette die daarbij horen. Kijk bijvoorbeeld naar het mailverkeer binnen de organisatie. Doordat Teams gebruikt wordt is het niet meer nodig om korte vragen via de mail te stellen aan collega’s. Daar is de chatfunctie veel handiger voor. Dit is een verandering waar jouw collega’s in meegenomen moeten worden. Daarnaast moet de inrichting van Microsoft Teams wél aansluiten bij de cultuur van de organisatie. Wanneer jouw collega’s bijvoorbeeld veel informatie met elkaar delen, beperk dat dan niet ineens in Teams. Wordt er veel projectmatig gewerkt, maak dan gebruik van bijvoorbeeld Microsoft Planner. Is er behoefte aan samenwerking met externen, zorg er dan voor dat dit mogelijk is. Met andere woorden, biedt een vertrouwde basis die medewerkers herkennen en waarmee ze direct aan de slag kunnen. Maar geen beleid handteren over het delen van bijvoorbeeld documenten, vormt een risico voor de security. Door dit goed in te richten aan de achterkant van Microsoft Teams voorkom je bijvoorbeeld een datalek.
- Zorg voor duidelijkheid
Welke afspraken zijn er gemakt over de nieuwe applicaties en het gebruik daarvan? Zorg dat je deze vraag goed beantwoordt. Dit zorgt voor duidelijkheid bij jouw collega’s over de spelregels en richtlijnen. Je wilt medewerkers niet belemmeren met een beleid, maar het is wel belangrijk om een heldere, herkenbare werkwijze te beschrijven. Breng jouw collega’s op de hoogte van bepaalde spelregels en waarom deze gehanteerd worden. Informeer ze daarnaast tijdig over de continue stroom aan veranderingen die horen bij Cloudapplicaties zoals Microsoft Teams. Zo creëer je voorspelbaarheid en rust. Dat is misschien wel belangrijker dan ooit in de snel veranderende technologieën om ons heen.
- Beheer de toegang tot informatie en verhoog de security awareness
De hybride werkvorm brengt ook risico’s met zich mee. Alle documentatie staat namelijk in de Cloud en cybercriminelen richten zich op deze informatie. Ze proberen steeds andere manieren om deze informatie in handen te krijgen. Zorg er daarom voor dat gebruikers alleen toegang hebben tot informatie die daadwerkelijk voor hen bestemd is en die ze nodig hebben. Daarnaast kan je het personeel meenemen in de risico’s van cyberaanvallen en de awareness daarvan verhogen.
